Choisir le bon logiciel de signature électronique

Signature digitale
En tant que dirigeant d’entreprise, vous connaissez déjà toutes les opportunités que peut vous offrir la transformation digitale. En numérisant certains processus de votre organisation, vous gagnerez du temps tout en optimisant la productivité de vos équipes et vos résultats commerciaux. Or, le procédé de la signature digitale fait partie des nombreuses solutions qui s’offrent à vous pour opérer cette transformation numérique : mais comment bien choisir l’outil qui vous permettra de passer à la vitesse supérieure ? Voici les trois critères de choix essentiels dont vous devrez tenir compte.

Critère de choix n° 1 : l’adéquation des besoins de votre entreprise avec votre logiciel

Pour bien choisir votre logiciel de signature électronique, vous devrez commencer par auditer l’ensemble de votre organisation. En identifiant plus clairement ses besoins en matière d’authentification de documents, vous pourrez vous tourner vers le logiciel le plus adapté. Mais comment y parvenir ? Commencez par lister l’ensemble des tâches qui exigent la signature d’un, voire de plusieurs documents. Estimez ensuite la fréquence de ces tâches, ainsi que les collaborateurs impliqués : ces derniers pourront vous offrir des informations essentielles pour choisir le bon outil. Enfin, calculez le coût de ces différentes opérations (frais postaux, déplacements professionnels, etc.). Cet audit vous aidera non seulement à sélectionner votre logiciel, mais aussi à mesurer votre retour sur investissement après l’avoir acheté.

Critère de choix n° 2 : la valeur juridique de vos signatures numériques

La signature digitale revêt la même valeur juridique qu’une signature manuscrite à certaines conditions. Votre logiciel devra en effet bénéficier des autorisations et des agréments nécessaires à l’authentification de vos documents, tant à l’échelle nationale qu’à l’échelle européenne. Vérifiez les certifications obtenues par les outils que vous envisagez d’essayer : ils devront notamment respecter les clauses du règlement général sur la protection des données (RGPD), mais ce n’est pas tout. Ils devront également bénéficier de la certification eIDAS, essentielle pour garantir la valeur juridique de tous vos documents d’entreprise.

Critère de choix n° 3 : la polyvalence de votre logiciel de signature numérique

Un bon logiciel de signature digitale est avant tout un logiciel polyvalent. Le vôtre devra notamment prendre en charge l’ensemble des formats numériques que vous utilisez pour concevoir vos documents d’entreprise, comme Word, PDF et même Excel. Votre outil devra également vous permettre d’envoyer directement les documents que vous souhaitez faire authentifier depuis une interface unique, qui simplifiera vos interactions avec tous les interlocuteurs de votre entreprise. Enfin, votre logiciel devra être facilement accessible depuis tous types de supports, comme les ordinateurs de votre organisation, mais aussi les smartphones et les tablettes de vos collaborateurs. Flexibilité, mobilité et agilité : telles devront être les qualités de votre outil de signature numérique pour qu’il vous permette d’optimiser le fonctionnement de votre organisation.

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